Penyusunan Sistem Akuntansi Sektor Publik

Dalam menyusun suatu sistem akuntansi yang baru untuk suatu organisasi pemerintah yang baru didirikan atau dalam memperluas sistem akuntansi yang sudah ada, suatu organisasi pemerintah dapat menggunakan jasa dari:

1. Kepala bagian akuntansi atau controller
2. Akuntan publik yang melakukan pemeriksaan teratur
3. Konsultan lain yang mempunyai kompetensi

Jika suatu organisasi pemerintah sedikit banyak merevisi secara teratur berbagai macam fase dari sistem akuntansi dan prosedur, maka pekerjaan tersebut dapat dilaksanakan sebagai berikut:

• Di bawah pengarahan controller dengan dibantu oleh salah seorang asistennya.
• Dalam organisasi yang cukup besar, sistem dan prosedur dibuat oleh beberapa anggota dari bagian pemeriksaan internal.
• Oleh ahli penyusun sistem akuntansi dari organisasi yang memproduksi dan menjual mesin dan alat akuntansi.

Jiak suatu organisasi pemerintah memulai operasinya, maka organisasi tersebut harus memilih seorang akuntan yang berpengalaman untuk membantu pekerjaan akuntansinya. Akuntan sebuah organisasi kemudian menyusun laporan hasil pemerikasaannya dan juga memberikan saran-saran penyempurnaan sistem akuntansi berkenaan dengan yang diperiksanya. Saran ini disampaikan kepada pimpinan atau kepala organisasi yang bersangkutan dalam bentuk management letter. Kadang jika suatu organisasi baru memulai operasinya, pengawas internalah yang ditugaskan untuk mengarahkan catatan-catatan perusahaan lebih dahulu menyusun suatu sistem akuntansi sementara. Sering kali sistem akuntansi sementara tidak efisien. Setelah beroperasi lebih stabil, maka perlu untuk mengerjakan seorang akuntan yang merevisi sistem akuntansi sementara atau memberi saran kepada pengawas internal untuk menyempurnakan sistem akuntansi sementara tersebut.
Beberapa organisasi pemerintah yang besar mempunyai bagian atau unit keuangan yang besar pula dan dipimpin oleh seorang controller atau treasurer (kepala keuangan atau bendahara) dengan dibantu oleh staf pengawasan internal atau analis sistem dan prosedur akuntansi keuanngan yang secara berkala mengecek dan merevisi pekerjaan dari para asistennya. Jadi jelaslah bahwa pekerjaan sistem akuntansi dapat dilaksanakan oleh pihak luar yaitu seorang akuntan atau staf pengawasan internal/analis sistem dan prosedur yang ada dalam organisasi pemerintah yang bersangkutan.
Informasi akuntansi yang dicatat dan laporan-laporan yang disusun dari catatan itu harus direncanakan sedemikian rupa sehingga manajemen, dalam hal ini pimpinan ataupun kepala organisasi, dapat memimpin dengan baik dalam pencapaian kinerja organisasi yang baik.
Untuk membantu pihak pimpinan atau kepala organisasi, biasanya digunakan laporan yang memberikan informasi tentang:

1. Suatu perbandingan yang terus-menerus antara pendapatan dan biaya menurut anggaran dan menurut aktualnya.
2. Jumlah penerimaan dan pengeluaran uang kas untuk periode operasi yang sekarang.
3. Pendapatan dan biaya yang diproyeksikan untuk operasi yang akan datang.
4. Kebutuhan uang kas untuk periode yang akan datang.

Kebanyakan informasi tersebut di atas dapat diperoleh dari catatan akuntansi. Informasi dan laporan-laporan yang dibutuhkan harus diberikan oleh controller dan akuntan kepala. Kerja sama antara manajemen puncak dan staf bagian akuntansi menghasilkan pengendalian manajemen yang efisien.
Untuk menggambarkan secara singkat komposisi penyusunan sistem akuntansi komprehensif, diberikan garis besarnya sebagai berikut:
Langkah 1: Penyelidikan pendahuluan terhadap organisasi, terlepas dari pengalaman yang telah dimiliki oleh seseorang akuntan atau ahli sistem, dia tetap harus menyelidiki masalah-masalah khusus dari organisasi yang akan disusun sistem akuntansinya. Dalam penyelidikan ini, ahli sistem harus mengadakan wawancara dan investigasi yang dapat memberikan petunjuk untuk melaksanakan pekerjaannya.
Langkah 2: Analisis transaksi-transaksi organisasi. Analisis ini meliputi suatu studi mengenai formulir-formulir, buku-buku, dan prosedur-prosedur yang digunakan dalam tiap transaksi.
Langkah 3: Studi tentang pencatatan-pencatatan atau pembukuan-pembukuan pertama yang dilakukan untuk bermacam-macam transaksi. Pencatatan ini dilakukan dalam buku-buku jurnal atau buku-buku harian atau penggantinya, seperti misalnya voucher-voucher.
Langkah 4: Suatu studi tentang ikhtisar pencatatan akhir yang diambil dari buku besar umum dan buku-buku besar pembantu.
Langkah 5: Suatu analisis dari laporan-laporan yang harus disusun dari catatan-catatan akuntansi untuk pengendalian manajemen. Ini menyangkut pencatatan laporan-laporan yang diperlukan, tujuannya dan biaya penyusunannya.
Langkah 6: Penyusunan sistem akuntansi di bawah pengawasan, dengan pengujian efektivitas operasi dan revisi yang diperlukan.
Langkah 7: Pembuatan laporan penyusunan sistem akuntansi, yang mengikhtisarkan hasil-hasil akhir dari pekerjaan yang telah dilakukan.
Langkah 8: Penyusunan petunjuk atau pedoman dari prosedur akuntansi, di mana petunjuk itu dianggap perlu.